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Office- & Empfangsassistenz (m/w/d)

Wien
Teilzeit
Festanstellung
30.000 € per year

Ihre Aufgaben

1. Empfang & Gästebetreuung

  • Freundlicher Empfang und Betreuung unserer Besucher sowie Ansprechpartner für Gäste und Geschäftspartner
  • Vorbereitung und Betreuung von Besprechungsräumen inklusive Bewirtung
  • Sicherstellung eines professionellen und einladenden Empfangsbereichs

2. Office-Management

  • Organisation des laufenden Office-Betriebs
  • Bestellung und Verwaltung von Büromaterial sowie Koordination externer Dienstleister
  • Organisation von Essens- und Cateringbestellungen
  • Koordination kleiner Reparaturen und Besorgungen
  • Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Büroalltag
  • Botengänge

3. Organisation & Unterstützung

  • Organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung und verschiedener Teams
  • Vorbereitung von Meetings sowie Vor- und Nachbereitung von Unterlagen
  • Unterstützung bei Aussendungen, Einladungen und Veranstaltungen
  • Pflege von Kontaktverteilern und administrativen Daten
  • Eigenständige Übernahme organisatorischer Aufgaben und proaktives Mitdenken im Tagesgeschäft

Ihr Profil

  • ausgezeichnete Umgangsformen sowie einwandfreies Deutsch und Englisch
  • Berufserfahrung in den Bereichen Assistenz, Empfang bzw. Rezeption erforderlich
  • Sehr gute MS-Office-Kenntnisse, routinierter Umgang mit MS Outlook
  • Teamfähigkeit, Flexibilität, Verantwortungsbewusstsein und rasche Auffassungsgabe
  • Kommunikative, proaktive & herzliche Persönlichkeit

Warum wir?

  • einen abwechslungsreichen Alltag in einem der erfolgreichsten Verlage Österreichs
  • starken Teamspirit und wertschätzende Zusammenarbeit
  • eine langfristige Position als Teil unseres erfolgreichen und engagierten Teams
  • einen attraktiven Arbeitsplatz im Herzen von Wien
  • Zuschuss zur Fitnessstudio-Mitgliedschaft sowie attraktive Mitarbeiterrabatte

About us

Falstaff is the leading wine, gourmet, travel & lifestyle publisher headquartered in Vienna. Our print and digital media are published in the DACH region, Italy, and Slovakia – and soon also in the Nordics. With a global magazine circulation of 156,500 copies, revenues exceeding €44 million, and more than 140 employees, Falstaff is one of the most successful premium media brands.

With over 278,000 Facebook subscribers, 164,000 Instagram followers, 1.8 million visits, and around 7.8 million social media interactions (2024), Falstaff is also among the few media companies continuing to expand dynamically and internationally.