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Assistenz der Geschäftsführung mit Fokus auf International (m/w/d)

Wien
Vollzeit
Festanstellung
36.000 € per year

Ihre Aufgaben

1. Assistenz & Organisation

  • Termin- und Reiseorganisation, Vorbereitung von Meetings, Protokollführung & Follow-ups
  • Aufgaben- und Terminmanagement, Behalten von Timings & Deadlines im Blick
  • Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie Informationsmanagement
  • Materialverwaltung und Ansprechpartner für Dienstleister
  • Vor- und Nachbereitung von Unterlagen, Präsentationen und One-Pagern

2. Office-Management

  • Posteingang/-ausgang, Ablage und laufende Büroorganisation
  • Materialverwaltung, Bestellwesen und Kontaktpunkt für Dienstleister
  • Unterstützung bei administrativen Abläufen im Tagesgeschäft

3. Projekt- & Prozessunterstützung (international)

  • Punktuelle Mitarbeit in in den Bereichen Business Development, Sales und Events in enger Zusammenarbeit mit den lokalen Teams, internationalen Tochtergesellschaften und Lizenznehmern.
  • Unterstützung bei der Recherche von B2B-Kontakten und Datenmanagement
  • Schnittstelle zu Kolleginnen und Partnerinnen in anderen Ländern bei abgestimmten Aufgaben
  • Unterstützung bei der Erstellung von Angeboten und kurzen Analysen nach Bedarf

Ihr Profil

  • Erfahrung in Assistenz- oder Office-Rollen
  • Sehr gute Organisation & Priorisierung, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
  • Sicherer Umgang mit MS Office & digitalen Tools
  • Sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift; eine skandinavische Sprache (Schwedisch, Norwegisch, Dänisch) oder Italienisch von Vorteil
  • Kommunikationsstark, diskret und verlässlich im Umgang mit vertraulichen Informationen
  • Hands-on-Mentalität und Teamorientierung

Warum wir?

  • Eine Schlüsselrolle in der internationalen Weiterentwicklung eines erfolgreichen Medienunternehmens
  • Gestaltungsspielraum in einem dynamischen, motivierten Team
  • Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Möglichkeiten
  • Moderner Arbeitsplatz im Herzen Wiens (1. Bezirk)
  • Zuschuss zur Fitnessstudio-Mitgliedschaft sowie attraktive Mitarbeiterrabatte
  • Langfristige Karriereperspektiven in einem expandierenden Medienhaus

About us

Falstaff is the leading wine, gourmet, travel & lifestyle publisher headquartered in Vienna. Our print and digital media are published in the DACH region, Italy, and Slovakia – and soon also in the Nordics. With a global magazine circulation of 156,500 copies, revenues exceeding €44 million, and more than 140 employees, Falstaff is one of the most successful premium media brands.

With over 278,000 Facebook subscribers, 164,000 Instagram followers, 1.8 million visits, and around 7.8 million social media interactions (2024), Falstaff is also among the few media companies continuing to expand dynamically and internationally.